Syndic de copropriété : digitalisez votre profession avec le recommandé et la signature électronique
La transition digitale vous concerne dans votre métier de syndic de copropriété. Elle passe notamment par deux outils de pointe : la lettre recommandée et la signature numérique.
La lettre recommandée électronique dans votre activité de syndic de copropriété
Alléger les charges de copropriété et gagner du temps
La LRE (Lettre Recommandée Electronique) vous permet de réaliser des économies. Le coût d’un recommandé numérique est le même quel que soit le nombre de pages et d’annexes. Imaginez l’économie que vous réalisez sur un envoi épais de plusieurs pages et multipliez-la par le nombre de destinataires. Ces économies vont vous permettre d’alléger les charges de copropriété et de vous démarquer. C’est donc un réel avantage concurrentiel !
A cela s’ajoute le gain de temps :
- Fini l’attente pour poster les recommandés au guichet.
- Vous améliorez votre gestion des tâches avec la possibilité de paramétrer l’envoi du recommandé électronique lors de la création de la procédure de signature.
- Découvrez également la facilité des envois groupés par exemple pour les PV d’AG : le même document envoyé à X destinataires en une seule fois !
Simplifier vos échanges avec les copropriétaires
Vous pouvez envoyer plusieurs types de notifications officielles par recommandé électronique :
- Convocation aux AG
- PV de l’AG
- Les mises en demeure des propriétaires pour un défaut de paiement
- …
Attention, selon le décret n°2019-650, nous vous rappelons que les propriétaires doivent donner leur accord pour recevoir par Lettre Recommandée Electronique (LRE) les notifications et les mises en demeure. Ils peuvent également retirer leur accord avec un préavis de 8 jours.
Vous devez donc gérer plusieurs listes pour chaque copropriété :
- Les propriétaires ayant donné leur accord pour recevoir notifications et mises en demeure
- Ceux ayant donné leur accord pour recevoir uniquement les notifications
- Ceux ayant donné leur accord pour recevoir uniquement les mises en demeure
- Les propriétaires n’ayant pas donné leur accord
L’utilisation de la Lettre recommandée électronique étendue aux prestataires
Dans le cadre de la gestion de la copropriété, vous faites appel à différents prestataires. La LRE vous permet de formaliser certains de vos envois par voie digitale :
- Les mises en demeure
- Les convocations d’expertise en cas de dégâts nécessitant l’intervention d’experts désignés par les assurances.
La signature électronique dédiée au syndic de copropriété
Incitez les propriétaires à passer au numérique !
La signature électronique proposée par ImmoSign est un outil indispensable à votre activité de syndic de copro. Elle vous permet de moderniser et sécuriser vos échanges avec les propriétaires des copropriétés dont vous avez la gestion.
Ainsi elle vous permet d’obtenir l’accord préalable des propriétaires sur l’utilisation de la Lettre Recommande Electronique (LRE) dans vos échanges et d’en garder une trace.
Autre exemple : à chaque AG le Président, le Secrétaire et le représentant de votre syndic de copropriété doivent signer le Procès-Verbal (PV). La signature électronique vous permettra de gagner du temps et de fluidifier ce process de validation important. Comme indiqué plus haut vous pouvez paramétrer l’envoi de la LRE en automatique aux propriétaires en accord avec ce format dès que le PV est signé par l’ensemble des signataires.
Gérez vos marchés via la signature électronique
Autre utilisation de la signature numérique : les marchés privés. Qu’il s’agisse de marchés de travaux ou d’entretien et espaces verts, tous vos marchés peuvent être signés électroniquement avec votre application ImmoSign.
ImmoSign vous accompagne dans votre transition digitale
Spécialement créée pour le secteur immobilier, la solution ImmoSign intègre ces deux outils : signature et recommandé électronique.
Enfin, choisir ImmoSign, c’est choisir une solution complète qui intègre :
- Le suivi et l’accompagnement d’un consultant expert de votre métier
- Le matériel : tablette de signature, serveur, écran de projection ou télé…
- L’appui de notre service juridique qui nous permet d’aller plus loin dans les impératifs légaux propres à votre profession
- Une formation à l’outil dans vos locaux par votre consultant
- Une hotline dédiée joignable du lundi au vendredi de 09h00 à 19h00
