Quelques conseils pour franchir le pas numérique.

L’évolution numérique et les innovations croissantes conduisent à admettre qu’elles prennent peu à peu une place incontournable dans le monde professionnel. L’environnement juridique évolue ainsi en symbiose avec cette avancée technologique, offrant à chaque cœur de métier qualité et rapidité. De même qu’à travers d’innombrables prouesses digitales, on note la signature électronique qui ne dément pas ce succès fleurissant. Et s’il est vrai que les notaires pouvaient jouir, il y a peu, d’un accès exclusif à cette technologie numérique, il n’en est pas moins vrai qu’aujourd’hui, plusieurs organismes détiennent ce privilège.
Outre l’objectif de satisfaire les acquéreurs et les vendeurs qui ont de plus en plus une âme « d’écolos », dématérialiser les procédés actuels permet aux différents acteurs de l’immobilier d’améliorer leurs conditions de travail, gagner en productivité, optimiser le confort des agents et de leurs clients.

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CONSEIL ET ASTUCE N°1 :

Ne sous estimez pas la puissance de la signature électronique dans le monde de l’immobilier !
En plus de cela, il demeure un intérêt premier dans l’utilisation d’un outil de signature électronique. Celui de pouvoir signer des documents numériques tant en face à face qu’à distance. Surtout ne pas sous estimer cette démarche moderne et innovante ouvre de nombreuses opportunités contractuelles pour les agences.

CONSEIL ET ASTUCE N°2 :

Entretenez l’aspect solennel de la signature manuscrite !
A l’instar des Notaires qui utilisent, avec leurs clients, la signature manuscrite sur support numérique, il est important de pouvoir en faire de-même en gardant cet aspect solennel de la signature au cœur  des procédures contractuelles. Encrée dans nos mœurs, la signature manuscrite alliée au digital permet d’oeuvrer pour une évolution rassurante auprès des clients.

CONSEIL ET ASTUCE N°3 :

Respectez avec rigueur l’aspect juridique de la signature électronique! Chaque nouveauté porte également son lot de questions et de vigilance. Pour le langage populaire, la signature électronique laisse entrevoir un procédé collégial. Pour les professionnels c’est un procédé qui requiert des conseils, des lumières. En effet, afin d’être conforme au domaine juridique et aux exigences de notre société, il est important de subtiliser quelques « trucs et astuces » auprès d’experts de la signature électronique.
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CONSEIL ET ASTUCE N°4 :

Pour encadrer ce nouveau mode de fonctionnement, l’Etat Français s’est entouré de deux organismes de certification. Ceci, afin d’accorder « un titre » aux entreprises dont le fonctionnement correspond parfaitement aux réglementations en vigueur, les entreprises sélectionnées sont appelées « Tiers de Confiance » de l’Etat. Sans cette appellation, un outil de signature électronique ne peut pas garantir la valeur légale des documents signés.

CONSEIL ET ASTUCE N°5 :

Ayez recours à une solution globale de signature électronique

L’utilisation de la LRE

La signature électronique est la fraction d’un tout qui repose sur l’union de divers éléments fondamentaux pour son bon fonctionnement. La lettre en recommandé électronique fait partie intégrante de cette solution globale. L’objectif de cet outil est de garantir le transport de documents dématérialisés d’un expéditeur à un destinataire par le biais d’un tiers achemineur. Il permet de maintenir le cap sur la dématérialisation des documents numérique.

L’utilisation de la RGPD

Mis en application en Mai dernier : Le Règlement Européen de Protection des Données ou RGPD fait également son entrée au sein d’une bonne solution globale de Signature électronique. L’extension du procédé au respect du RGPD est primordial pour la protection des données numériques de vos futurs clients. Pour cela, il faut que le fournisseur de la solution de signature électronique que vous utilisez mette en place non pas un, mais deux systèmes de sauvegarde de vos données. Par exemple, grâce à un « Cloud » (serveur de stockage à distance accessible par internet) et à un serveur de stockage présent physiquement dans vos locaux.
Nous vous conseillons un article sur les obligations liées au RGPD dans le cadre de la signature électronique.

La signature électronique est une stratégie qui a déjà rencontré un incontestable succès dans les agences pionnières de cette démarche. Par conséquent, si vous souhaitez mener à bien votre projet de signature électronique, il est conseillé de s’entourer de professionnels qui sauront vous aider à mettre en place ce nouveau mode de fonctionnement. Optez pour une équipe qui saura se rendre disponible. Un équipe qui vous accompagnera tout au long de la dématérialisation de vos procédés.