Envoyer une lettre recommandée en ligne dans le secteur immobilier
La lettre recommandée en ligne ou recommandé électronique est le complément indispensable de la signature électronique dans le secteur immobilier. Purge du délai de rétractation (ou délai SRU), notifications et mises en demeure, les situations où vous envoyez des recommandés sont nombreuses. Point de situation sur cet outil digital.
Sommaire de l'article
Le recommandé électronique, c’est quoi ?
Tout d’abord, la Lettre Recommandée Électronique (LRE) est entrée en vigueur en février 2011. Elle est l’héritière de la LRAR (Lettre Recommandée avec Accusé Réception). Créée avec le même objectif de garantir l’intégrité du document envoyé et de prouver son dépôt et sa réception, son mode d’envoi et de réception diffèrent toutefois de sa version papier. En effet, la LRAR est envoyée et réceptionnée par voie postale ; à la différence de la lettre recommandée en ligne qui bénéfice des avantages de la dématérialisation.
De plus, au regard du règlement eIDAS, le recommandé électronique est garanti par un tiers de confiance. Il se définit par la mise en œuvre d’un procédé simple et intuitif. La réception d’un document officiel à son destinataire est garantie, l’auteur de l’envoi et le destinataire du courrier sont clairement identifiés et les éléments de preuve nécessaires sont accessibles : preuve de dépôt, de réception ou de négligence le cas échéant.
La dématérialisation des lettres recommandées en ligne dans le secteur immobilier
La lettre recommandée électronique apporte de nombreux avantages pour les professionnels du secteur immobilier.
Suppression des délais postaux
Premier avantage, lors d’un envoi par recommandé électronique, votre courrier est instantanément remis à son destinataire. Ce dernier bénéficie de 15 jours pour s’identifier et en accuser réception.
Lors de l’envoi d’un compromis de vente à vos clients, le délai de rétractation ou délai SRU commence à courir le lendemain de votre envoi. Vous économisez a minima 2 jours de délais postaux.
Réduction du budget lié aux envois
Deuxième avantage, le coût d’une lettre recommandée en ligne est le même quel que soit le nombre de documents envoyés. Vous réduisez significativement votre budget lié aux envois.
Economie d’impression
Et enfin, dernier avantage concernant un autre pôle de dépense non négligeable : les impressions. La Lettre Recommandée Electronique et notamment l’avis électronique, sa version dédiée au syndic de copropriété, vous permet de capitaliser un gain de temps et d’argent en supprimant les impressions de convocation, de P.V. d’assemblée générale et les étapes laborieuses de la mise sous pli.
Comment dématérialiser la lettre recommandée ?
Vous envoyez vos recommandés électroniques aussi simplement qu’un email. En 3 étapes vous créez le recommandé :
- Création et ajout des destinataires,
- Ajout des documents concernés en pièce jointe,
- Envoi de la lettre recommandée électronique.
Votre destinataire doit s’identifier pour accéder à sa lettre recommandée en ligne. Pour cela, il doit se munir de sa carte d’identité. S’il n’accède pas à son courrier dans le délai de 15 jours suivant l’envoi, vous accéderez à une preuve de négligence. Dans le cas contraire, vous accéderez à une preuve de réception.
L’ensemble des preuves est conservé pendant 10 ans.
La valeur légale de la lettre recommandée électronique
Le recommandé électronique a la même valeur légale qu’une lettre recommandée papier (article L100 du Code des postes et télécommunications).
Attention toutefois, dans le cadre de l’envoi d’une lettre recommandée électronique à un particulier, vous devez préalablement recueillir son accord à recevoir son recommandé sous ce format.